Praxisbeispiel: Vorlage erstellen

Dieses Praxisbeispiel beschreibt das einfache Erstellen neuer Vorlagen als Word- oder OpenOffice-Datei

Vorlage anlegen

Es gibt 2 Möglichkeiten eine Vorlage anzulegen:

  1. Eine neue Vorlage anlegen

  2. Eine bestehende Vorlage bearbeiten und unter neuem Namen abspeichern

Eine neue Vorlage anlegen

Ermitteln Sie zunächst über die Stammdaten den Stamm-Ordner für Ihre Vorlagen. Im Standard ist es der Ordner "template" im Installationsverzeichnis von easyTravel.

Den Stamm-Ordner finden Sie über: "Stammdaten" -> Reiter Netzwerk-Einstellungen -> Reiter "Druck / Dokumente / Vorlagen" -> Bereich "Stamm-Ordner für Vorlagen".

Öffnen Sie nun Word oder den OpenOffice-Writer und speichern Sie das neue Dokument im Stamm-Ordner für Vorlagen ab.

Wenn Sie das Dokument nicht komplett neu erstellen möchten, können Sie auch einfach eine Word- oder OpenOffice-Datei aus Ihrem Bestand öffnen und speichern eine Kopie im Stamm-Ordner für Vorlagen ab.

Im Stamm-Ordner befinden sich 3 Unterordner "booking", "client" und "serviceprovider":

  • Vorlagen für Reisedokumente werden im Unterordner "booking" abgelegt.

  • Vorlagen für Kundendokumente (z.B. Anschreiben mit Werbung oder Antworten auf Kataloganfragen) werden im Unterordner "client" abgelegt.

  • Vorlagen für Leistungsträgerdokumente (z.B. Kataloganschreiben) werden im Unterordner "serviceprovider" abgelegt.

Sofern Sie einen individuellen Stamm-Ordner verwenden möchten (z.B. auf einem Netzlaufwerk) stellen Sie sicher das die Unterordner "booking", "client" und "serviceprovider" angelegt sind.

Eine bestehende Vorlage bearbeiten und unter neuem Namen abspeichern

Bestehende Vorlagen können Sie direkt über easyTravel öffnen. Navigieren Sie dazu zur Druckansicht über die Vorgangs-, Kunden- oder Leistungsträger-Detailansicht. Über das Drucksymbol im Reiter "Korrespondenz" erreichen Sie dort jeweils die Druckansicht des entsprechenden Bereiches.

Wechseln Sie auf den Reiter "Platzhalter-Info" und Doppelklicken Sie in der Liste der Vorlagen die gewünschte Vorlage. Wählen Sie dann im Word oder OpenOffice-Writer "Datei speichern unter ..." und vergeben Sie einen neuen Namen. Der passende Stamm-Ordner solle hier bereits automatisch ausgewählt sein.

Vorlage bearbeiten

Nachdem Sie wie oben beschrieben eine neue Vorlage angelegt haben können Sie die Vorlage nun mit passenden Platzhaltern befüllen.

Ein Platzhalter besteht bei easyTravel immer aus einer öffnenden und einer schließenden eckigen Klammer, sowie dem Platzhalter-Namen. Einige Beispiele für einfache Platzhalter:

Platzhalter

Wert

[CLIENT_FIRSTNAME]

Max

[CLIENT_LASTNAME]

Mustermann

[CLIENT_STREET]

Musterweg 4

...

...

Alle Platzhalter werden beim Generieren des fertigen Dokuments mit dem passenden Wert ersetzt. Die richtigen Werte ermittelt das Drucksystem von easyTravel automatisch anhand des zuvor gewählten Kunden, Vorgang oder Leistungsträger.

Einfache Platzhalter ermitteln und einfügen

Um bei der Fülle der möglichen Platzhalter den Überblick zu behalten, listet easyTravel alle verfügbaren Platzhalter und Werte in einer Tabelle auf. Über die Filterfunktion der Tabelle finden Sie schnell den passenden Platzhalter-Eintrag.

Navigieren Sie dazu zur Druckansicht über die Vorgangs-, Kunden- oder Leistungsträger-Detailansicht. Über das Drucksymbol im Reiter "Korrespondenz" erreichen Sie dort jeweils die Druckansicht des entsprechenden Bereiches.

Wechseln Sie auf den Reiter "Platzhalter-Info". Im Bereich "Platzhalter" finden Sie die Tabelle mit allen verfügbaren Platzhaltern.

Über die Filterfunktion finden Sie schell den passenden Platzhalter

Wenn Sie den gewünschten Platzhalter gefunden haben, markieren Sie Diesen in der Tabelle und verwenden den Button "Platzhalter kopieren" um den Platzhalter in die Zwischenablage zu legen.

Oft finden Sie einen Platzhalter schneller, wenn Sie in der Platzhalter Tabelle nach bekannten Werten suchen. (z.b. ein Preis, Namen von Personen oder Unterkünften, Datum etc.).

Wechseln Sie nun auf das Vorlagen-Dokument im Word oder OpenOffice-Writer und fügen Sie den Platzhalter an der passenden Stelle ein.

Platzhalter Kontext

Die Spalte Kontext gibt die Verfügbarkeit des Platzhalters innerhalb einer Vorlage an. Alle Platzhalter mit dem Kontext "Hauptseite" können an beliebiger Stelle im Dokument verwendet werden.

Platzhalter mit einem tieferen Kontext (markiert durch ein oder mehrere Pfeile "->") sind nur in der entsprechenden Platzhalter-Liste verfügbar.

Platzhalter Listen

Druckdaten sind in der Regel sehr unterschiedlich. Oft variieren die Anzahl der Teilnehmer, Flüge, Unterkünfte oder gebuchte Zusatzleistungen stark.

Um diesem Umstand gerecht zu werden verwendet easyTravel Platzhalter Listen. Dabei verfügt jede Liste über einen individuellen Inhalt, welcher in der Anzahl der gegebenen Daten (z.B. 3 Teilnehmer) wiederholt wird.

Platzhalter Listen werden im easyTravel mit doppelten eckigen Klammern sowie einem START_- und END_-Hinweis versehen. Dies jeweils kombiniert mit dem passenden Listen-Namen.

Einige Beispiele für Platzhalter Listen:

Platzhalter Liste

Platzhalter

[[START_PERSON_LIST]] [[END_PERSON_LIST]]

Liste aller Teilnehmer

Alle Platzhalter im Kontext "Hauptseite -> PERSON_LIST" sind verfügbar

[[START_HOTEL_LIST]]

[[END_HOTEL_LIST]]

Liste aller gebuchten Unterkünfte Alle Platzhalter im Kontext "Hauptseite -> HOTEL_LIST" sind verfügbar

...

...

Beispiel für eine Vorlage zur Reiseameldung
Die Reiseanmeldung mit entsprechenden Daten ersetzt